임원회의 케이터링

임원회의 케이터링은 회의 시간을 방해하지 않도록 사전에 세팅을 마치고, 개별 포장된 도시락이나 한입 크기 구성으로 조용히 제공하는 서비스입니다. 참석자가 소수이고 일정이 빡빡한 만큼 위생과 정시 도착이 가장 중요합니다. 어떤 자리를 말하는지, 어떻게 진행하는지, 자주 받는 질문까지 순서대로 안내합니다.

임원회의 케이터링이란

임원회의는 경영진이 모여 의사결정을 하는 자리로, 일반 사내 행사와는 목적이 다릅니다. 시간은 정해져 있고 논의는 집중되어야 하며, 음식은 회의 흐름을 거드는 정도에 머물러야 합니다. 그래서 임원회의 케이터링은 화려함보다 정돈된 느낌, 소리와 냄새가 적은 메뉴, 먹고 난 뒤 정리가 쉬운 형태를 우선으로 고려합니다.

제공 형태는 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. 첫째는 한 사람 몫이 한 상자에 담긴 고급 도시락입니다. 둘째는 회의실 한쪽에 놓아 두고 필요할 때 집어 가는 한입 샌드위치나 디저트 구성입니다. 셋째는 오전 회의에 곁들이는 가벼운 다과와 음료입니다. 회의 길이와 시간대에 따라 이 셋을 섞어 구성하기도 합니다.

참석자 대부분이 식사 제한이나 개인 선호가 분명한 경우가 많아, 알레르기와 식이 정보를 미리 받아 별도로 표시합니다. 같은 도시락이라도 이름표를 붙여 전달하면 회의실에서 서로 바꿔 가져가는 혼선이 줄어듭니다.

위 사진은 임원회의에 어울리는 도시락 구성을 설명하기 위한 진행 이미지이며, 실제 구성은 인원과 시간대에 맞춰 조정됩니다.

회의 당일 일반적인 진행 방식

도착 시각은 회의 시작보다 넉넉히 앞서 잡습니다. 보안 출입이 필요한 건물이라면 출입 절차에 걸리는 시간까지 감안해 일정을 짭니다. 회의 도중에 들어가야 하는 경우에는 담당자와 미리 신호를 정해 두고, 소음이 나는 카트 대신 손으로 들어서 이동합니다. 회의 중 식사를 겸하는 오찬회의라면 식사 시간만 따로 정해 두고 그 안에서 마무리되도록 제공 순서를 맞춥니다.

임원회의에서는 음식이 있었는지조차 의식되지 않는 것이 가장 좋은 진행이라고 생각합니다. 필요한 순간에 조용히 놓여 있도록 준비합니다.

임원회의 케이터링 자주 묻는 질문

임원회의 구성에서 고려하는 기준

• 냄새와 소리강한 향이 나거나 포장을 뜯을 때 소리가 큰 메뉴는 피하고 열기 쉬운 용기를 씁니다.
• 한 손 식사자료를 넘기면서 먹을 수 있도록 포크 하나로 해결되는 크기와 형태로 구성합니다.
• 시간대오전 회의는 가벼운 다과, 점심 회의는 도시락, 늦은 오후는 한입 구성으로 나눕니다.
• 이름표식이 제한 참석자의 도시락에 표시를 붙여 서로 바뀌지 않게 합니다.
• 회의실 보호회의 자료와 장비에 음식물이 튀지 않도록 용기 뚜껑과 받침을 갖춥니다.

회의가 몇 시간씩 이어지는 경우에는 한 번에 모든 것을 내놓지 않고 시간을 나누어 제공하는 방법을 권해드립니다. 처음에는 음료와 가벼운 다과를, 중간에는 한입 음식을, 마지막 휴식 시간에는 디저트와 차를 올려 두는 식입니다. 이렇게 하면 참석자가 지루함을 덜고 집중력을 유지하는 데도 도움이 됩니다.

해외 참석자나 화상 연결이 포함된 회의라면 시간대가 맞지 않아 음식 제공 시점이 달라질 수 있습니다. 이럴 때는 회의 일정표를 받아 제공 시각을 분 단위로 맞추고, 연결이 끊기는 휴식 시간에만 움직이도록 계획합니다. 회의실이 두 곳 이상 연결된 경우에도 같은 구성을 각 장소에 맞춰 나누어 세팅합니다.

회의 안건에 따라 분위기가 무거울 수 있다는 점도 구성에 반영합니다. 결정이 어려운 안건이 예정되어 있다면 당이 너무 높은 디저트보다 과일이나 차처럼 개운한 구성이 어울립니다. 반대로 성과를 공유하는 자리라면 조금 더 화사한 구성으로 분위기를 풀어 줄 수 있습니다. 회의 성격을 한 줄로만 알려주셔도 이런 톤 조정에 큰 도움이 됩니다.

제공 형태별 비교

임원회의에서는 회의 길이와 시간대에 따라 제공 형태를 고릅니다. 아래 표는 세 가지 형태를 회의 중 운영 방식과 함께 비교한 것입니다.

도시락 중심 구성은 프리미엄 케이터링에서, 기업 단위 의전 행사는 VIP 기업 케이터링에서 더 자세히 살펴보실 수 있습니다. 회의 일정이 정해지면 견적 문의로 알려주세요.